Dernière mise à jour : 4 octobre 2023

Chez Eupraxia Pharmaceuticals (« Eupraxia »), nous nous engageons à fournir à nos patients potentiels (« Patients ») et à nos professionnels de la santé, partenaires de recherche et investisseurs (collectivement, « Partenaires ») un service exceptionnel. Étant donné que la prestation de ce service implique la collecte, l’utilisation et la divulgation de certains Renseignements personnels concernant nos Patients et nos Partenaires, la protection de leurs Renseignements personnels est l’une de nos plus grandes priorités.

La présente politique de confidentialité (la « Politique de confidentialité »), en conformité avec les lois applicables en matière de confidentialité, définit les principes de confidentialité, les procédures et les mesures de sécurité technique que nous utilisons pour protéger les Renseignements personnels de nos Patients et Partenaires.

Nous informerons nos patients et partenaires de la raison et de la manière dont nous recueillons, utilisons et divulguons leurs Renseignements personnels, nous obtiendrons leur consentement si nécessaire et nous ne traiterons leurs Renseignements personnels que d’une manière qu’une personne raisonnable considérerait comme appropriée dans les circonstances. Notre engagement en matière de protection de la vie privée consiste notamment à garantir l’exactitude, la confidentialité et la sécurité des Renseignements personnels de nos Patients et Partenaires et à permettre à nos Patients et Partenaires de demander l’accès à leurs Renseignements personnels et de les corriger.

Portée de cette politique

La présente Politique de confidentialité s’applique à Eupraxia, à ses filiales : Eupraxia Pharma, Inc., Eupraxia Holdings, Inc., Eupraxia Pharmaceuticals USA, LLC, et Eupraxia Pharmaceuticals Australia PTY Ltd. et à son site Web, eupraxiapharma.com (le « Site »). La présente Politique de confidentialité s’applique également à tous les prestataires de services qui collectent, utilisent ou divulguent des Renseignements personnels pour le compte d’Eupraxia.

La présente Politique de confidentialité ne couvre pas les renseignements personnels recueillis dans le cadre de la réalisation d’essais cliniques. Les essais cliniques font l’objet de leur propre politique de confidentialité.

L’avis de confidentialité pour nos études d’essais cliniques est disponible ici : Australien, Canada (anglais), Canada (français), Tchèque; Danois; Néerlandais; Polonais.

Définitions

Renseignements personnels – désigne les renseignements concernant une personne identifiable, notamment le nom, l’adresse électronique, l’adresse domiciliaire et le numéro de téléphone. Les renseignements personnels ne comprennent pas les coordonnées (décrites ci-dessous).

Coordonnées – désigne les renseignements qui permettraient à une personne d’être contactée à un lieu d’affaires et qui comprennent le nom, le nom ou le titre du poste, le numéro de téléphone professionnel, l’adresse professionnelle, le courriel professionnel ou le numéro de télécopieur professionnel. Les coordonnées peuvent ne pas être couvertes par les lois applicables en matière de protection de la vie privée.

Agent de la protection de la vie privée – désigne la personne désignée comme responsable du respect par Eupraxia de la présente Politique de confidentialité et des lois applicables en la matière.

Collecte de renseignements personnels

À moins que les fins de la collecte de Renseignements personnels ne soient évidentes et que le Patient ou le Partenaire ne fournisse volontairement ses Renseignements personnels à ces fins, nous communiquerons les fins pour lesquelles les Renseignements personnels sont collectés, oralement ou par écrit, avant ou au moment de la collecte.

Nous ne recueillerons que les Renseignements personnels des patients et des Partenaires qui sont nécessaires pour atteindre les objectifs suivants :

  • vérifier l’identité ;
  • identifier les préférences des Patients et des Partenaires ;
  • comprendre les besoins de nos patients ou de nos partenaires ;
  • fournir les produits, les fonctions ou les services demandés ;
  • fournir des services ;
  • inscrire le Patient ou le Partenaire à un programme ;
  • communiquer avec nos partenaires pour recueillir des fonds ;
  • assurer un service de haut niveau à nos Patients et Partenaires ;
  • communiquer avec les patients ou les partenaires au sujet de leurs préférences en matière d’inscription et de personnalisation ;
  • satisfaire aux exigences réglementaires.

Nous pouvons également collecter certains renseignements automatiquement par le biais de témoins de connexion et d’outils similaires (voir Témoins ci-dessous).

Témoins

Nous utilisons des témoins et des technologies de suivi similaires pour suivre l’activité sur notre Site et conserver certains renseignements. Nous utilisons des témoins fonctionnels pour fournir la fonctionnalité et l’expérience utilisateur souhaitées, et nous utilisons des témoins analytiques pour collecter et analyser des données agrégées sur le comportement des visiteurs. Les témoins nous aident à mieux comprendre comment le Site est utilisé et comment l’améliorer, tout en offrant aux visiteurs l’avantage de ne pas avoir à ressaisir les mêmes données à plusieurs reprises. Vous pouvez désactiver les témoins, mais dans ce cas, il se peut que vous ne puissiez pas accéder à certaines parties de notre site et que nous ne soyons pas en mesure de personnaliser les fonctions du site en fonction de vos préférences.

Consentement

Nous obtiendrons le consentement du Patient et du Partenaire pour collecter, utiliser ou divulguer des Renseignements personnels (sauf dans les cas où, comme indiqué ci-dessous, nous sommes autorisés à le faire sans consentement). Le consentement peut être donné oralement, par écrit ou par voie électronique, ou il peut être implicite lorsque l’objectif de la collecte, de l’utilisation ou de la divulgation des Renseignements personnels est considéré comme évident et que le Patient ou le Partenaire fournit volontairement des Renseignements personnels à cette fin.

Le consentement peut également être implicite lorsqu’un Patient ou un Partenaire est informé et a la possibilité de refuser que ses Renseignements personnels soient utilisés pour des envois postaux ou la commercialisation de nouveaux services ou produits, et que le Patient ou le Partenaire ne choisit pas cette option.

Sous réserve de certaines exceptions (par exemple, les Renseignements personnels sont nécessaires pour fournir le service ou le produit, ou le retrait du consentement empêcherait l’exécution d’une obligation légale), les Patients ou les Partenaires peuvent refuser ou retirer leur consentement à l’utilisation par Eupraxia de leurs Renseignements personnels de certaines manières. La décision d’un Patient ou d’un Partenaire de refuser ou de retirer son consentement à certaines utilisations des Renseignements personnels peut restreindre la capacité d’Eupraxia à fournir un service ou un produit particulier. Dans ce cas, nous expliquerons la situation afin d’aider le Patient ou le Partenaire à prendre sa décision.

Nous pouvons recueillir, utiliser ou divulguer des Renseignements personnels à l’insu du Patient ou du Partenaire ou sans son consentement dans les circonstances limitées suivantes :

  • lorsque la collecte, l’utilisation ou la divulgation de Renseignements personnels est autorisée ou requise par la loi ;
  • en cas d’urgence menaçant la vie, la santé ou la sécurité personnelle d’une personne ;
  • lorsque les Renseignements personnels sont disponibles à partir d’une source publique (p. ex., un répertoire téléphonique) ;
  • lorsque nous avons besoin d’un avis juridique de la part d’un avocat ;
  • aux fins de recouvrement d’une dette ;
  • pour nous protéger contre la fraude ;
  • pour enquêter sur une violation anticipée d’une entente ou une violation de la loi.

Utilisation et divulgation des Renseignements personnels

Nous n’utiliserons ou ne divulguerons les Renseignements personnels des Patients ou des Partenaires que dans la mesure où cela est nécessaire pour atteindre les objectifs identifiés au moment de la collecte. Nous n’utiliserons ni ne divulguerons les renseignements personnels des Patients ou des Partenaires à d’autres fins que celles pour lesquelles nous avons obtenu leur consentement. Nous ne vendrons pas de listes de Patients ou de Partenaires ou de Renseignements personnels à des tiers, à moins d’avoir obtenu leur consentement à cet effet.

Conservation des renseignements personnels

Si nous utilisons les renseignements personnels d’un Patient ou d’un Partenaire pour prendre une décision qui affecte directement le Patient ou le Partenaire, nous conserverons ces Renseignements personnels pendant au moins un an afin que le Patient ou le Partenaire ait une possibilité raisonnable d’en demander l’accès.

Nous ne conserverons les renseignements personnels du Patient ou du Partenaire qu’aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs identifiés ou pour une raison légale ou commerciale.

Assurer l’exactitude des Renseignements personnels

Nous ferons des efforts raisonnables pour nous assurer que les Renseignements personnels du Patient ou du Partenaire sont exacts et complets lorsqu’ils peuvent être utilisés pour prendre une décision concernant le Patient ou le Partenaire, ou divulgués à une autre organisation. Les Patients ou Partenaires peuvent demander la correction de leurs Renseignements personnels afin d’en garantir l’exactitude et l’exhaustivité. Une demande de correction des renseignements personnels doit être faite par écrit et fournir suffisamment de détails pour identifier les renseignements personnels et la correction demandée.

S’il est démontré que les Renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, nous corrigerons les renseignements comme il se doit et enverrons les renseignements corrigés à toute organisation à laquelle nous avons divulgué les Renseignements personnels au cours de l’année précédente. Si la correction n’est pas effectuée, nous noterons la demande de correction du Patient ou du Partenaire dans le dossier.

Sécurisation des Renseignements personnels

Nous nous engageons à assurer la sécurité des Renseignements personnels des patients ou des partenaires afin de les protéger contre tout accès, collecte, utilisation, divulgation, copie, modification ou élimination non autorisés ou contre des risques similaires. Les mesures de sécurité suivantes seront appliquées pour garantir que les renseignements personnels des Patients ou des Partenaires sont protégés de manière appropriée :

  • utilisation de classeurs verrouillés ;
  • sécurisation physique des bureaux où sont conservés les renseignements personnels ;
  • utilisation d’identifiants d’utilisateur, de mots de passe, de chiffrement, de pare-feu ;
  • restriction de l’accès des employés aux renseignements personnels, le cas échéant (c.-à-d., que seules les personnes qui ont besoin de savoir y auront accès) ;
  • obligation contractuelle pour tout fournisseur de services de fournir des mesures de sécurité comparables.

Nous utiliserons des mesures de sécurité appropriées lors de la destruction des Renseignements personnels des Patients ou des Partenaires, telles que la suppression des renseignements stockés électroniquement et la destruction des documents. Nous réexaminerons et mettrons à jour en permanence nos politiques et contrôles de sécurité en fonction de l’évolution de la technologie, afin de garantir la sécurité permanente des Renseignements personnels.

Accès aux renseignements personnels

Les Patients et les Partenaires ont le droit d’accéder à leurs Renseignements personnels, sous réserve de certaines exceptions. La demande d’accès aux Renseignements personnels doit être faite par écrit et comporter suffisamment de détails pour permettre d’identifier les Renseignements personnels recherchés. Sur demande, nous indiquerons également aux Patients et aux Partenaires comment nous utilisons leurs Renseignements personnels et à qui ils ont été divulgués, le cas échéant. Eupraxia mettra à disposition les renseignements demandés dans un délai de 30 jours ouvrables, ou fournira un avis écrit de prolongation si un délai supplémentaire est nécessaire pour répondre à la demande. Des frais minimes peuvent être facturés pour l’accès aux Renseignements personnels. En cas de frais, nous informerons le Patient ou le Partenaire du coût et demanderons au Patient ou au Partenaire de nous indiquer s’il convient ou non de donner suite à la demande. Si une demande est refusée en tout ou en partie, nous en informerons le Patient ou le Partenaire par écrit, en indiquant les raisons du refus et les voies de recours dont dispose le Patient ou le Partenaire.

Enfants

Chez Eupraxia, nous ne recueillons ni ne sollicitons sciemment des Renseignements personnels auprès d’enfants de moins de 13 ans ou à leur sujet, sauf dans les cas autorisés par la loi. Si nous découvrons que nous avons reçu des renseignements d’un enfant de moins de 13 ans en violation de la présente Politique de confidentialité, nous supprimerons immédiatement ces renseignements. Si vous pensez qu’Eupraxia détient des renseignements sur un enfant de moins de 13 ans, veuillez contacter notre Agent de protection de la vie privée aux renseignements indiqués ci-dessous.

Modifications de la présente Politique de confidentialité

Eupraxia révise régulièrement la présente Politique de confidentialité et publiera toute mise à jour sur cette page. Nous vous conseillons de consulter régulièrement la présente Politique de confidentialité pour prendre connaissance des éventuelles modifications.

Questions et plaintes

L’Agent de protection de la vie privée est chargé de veiller à ce qu’Eupraxia se conforme à la présente Politique de confidentialité et aux lois applicables en matière de protection de la vie privée. Les Patients et les Partenaires doivent adresser toute plainte, préoccupation ou question concernant la conformité d’Eupraxia par écrit à l’Agent chargé de la protection de la vie privée.

Coordonnées de l’Agent de protection de la vie privée d’Eupraxia :

2067 Cadboro Bay Road, #201

Victoria, BC V8R 5G4

(250) 590-3968 ext (504)

privacy@eupraxiapharma.com

Si l’Agent de protection de la vie privée n’est pas en mesure de résoudre votre problème, vous pouvez également contacter le Commissariat à l’information et à la protection de la vie privée de la Colombie-Britannique ou l’organisme de réglementation de la protection de la vie privée de votre région.